Sekalipun telah terdapat begitu banyak kampanye untuk melindungi beragam hal seperti lindungi hutan, lindungi hewan langka, dan lindungi hati perempuan *eeehhh, lindungi ilmu pengetahuan merupakan isu yang tidak bisa dipandang sebelah mata. Each and every person has knowledge, right? Pertanyaannya, apakah kita yakin telah melindungi ilmu agar tidak hilang begitu saja? Apakah organisasi tempat kita bernaung telah memastikan bahwa ilmu tetap bertahan dalam organisasi tersebut seiring bergulirnya waktu?

Kita semua berada di masa ketika sumber daya sebuah organisasi bukan lagi berbicara mengenai modal, sumber daya alam, atau tenaga kerja, melainkan pengetahuan. Perusahaan-perusahaan raksasa dunia mempunyai intangible asset (ilmu, hak paten) yang jauh lebih besar ketimbang tangible asset (bangunan, mesin, dll). Ilmu pengetahuan sendiri terbagi atas dua jenis yaitu:

1. Explicit knowledge: pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar (cetak maupun elektronik) dan bisa digunakan sebagai bahan pembelajaran (referensi) untuk orang lain. Persentase pengetahuan ini adalah 20% dari seluruh pengetahuan yang ada.
2. Tacid knowledge: pengetahuan yang berbentuk know-how, obrolan gosip, pengalaman, skill, pemahaman, bisik-bisik tetangga, maupun rules of thumb. Pengetahuan jenis ini mewakili 80% pengetahuan yang ada di dunia. Jika obrolan gosip dan bisik-bisik tetangga dimasukkan sebagai tacid knowledge mungkin presentase tacid knowledge mewakili 95% ilmu di dunia *abaikan.

Sedari kecil kita semua dibekali dengan pendidikan dan pelatihan guna meningkatkan kemampuan. Kita mendapat explicit knowledge melalui proses pembelajaran formal tersebut. Seiring berjalannya waktu, dengan pengalaman masing-masing, ilmu kita semakin kompleks saja. Hal-hal yang ditemui dan dipelajari selama menjalani hidup sangat banyak. Kita tak lagi hanya dilengkapi dengan explicit knowledge tetapi juga tacit knowledge. Bagaimana jika tacit knowledge ini tidak dibagikan kepada orang lain? Padahal ilmu pengetahuan yang dipelajari melalui praktik memainkan peran yang lebih penting dari ilmu yang dipelajari melalui buku. Jawaban atas fenomena tersebut adalah knowledge management. Knowledge management sendiri diartikan sebagai performing the activities involved in discovering, capturing, sharing and applying knowledge so as to enhance, in a cost-effective fashion, the impact of knowledge on the unit’s goal achievement. (Becerra-Fernandez, 2010)

Ada banyak kasus seseorang menjadi sulit digantikan atau dipindah karena ilmunya belum dimiliki oleh orang lain di organisasi yang akan ditinggalkannya. Hal ini dikarenakan individu yang benar-benar menguasai suatu bidang bisa saja hanya satu atau dua orang. Keadaan tersebut tidak menguntungkan sebab terjadi kekhawatiran bila orang tersebut sewaktu-waktu meninggalkan organisasi. Ketergantungan terhadap individu tertentu jelas merupakan sebuah ancaman bagi organisasi. Risiko semacam ini perlu dikelola agar tidak menimbulkan masalah yang lebih serius bagi organisasi suatu saat nanti. Hal ini menggambarkan pentingnya mendokumentasikan ilmu bagi yang memiliki ilmu dan mempelajari ilmu bagi yang belum memilikinya. Dalam salah satu hadist dijelaskan bahwa hilangnya ilmu pengetahuan bukan dengan serta-merta diangkatnya ilmu tersebut dari muka bumi tetapi dengan diwafatnya ulama. Hal ini berarti bahwa ilmu harus senantiasa diajarkan, dibagi, dipelajari, dilindungi, dan diabadikan.

Knowledge management sangatlah penting dalam menjaga pergerakan organisasi tetap stabil meskipun terjadi arus sumber daya manusia. Ketika seseorang berpindah ke bagian lain atau mengundurkan diri dari organisasi, dibutuhkan adaptasi bagi penggantinya dalam menjalankan tugas pelaksana tugas sebelumnya. Ketika seorang keluar dari organisasi, pengetahuan yang diperolehnya selama berpuluh-puluh tahun itu hilang begitu saja. Di lain pihak, selama ini proses mendapatkan atau mempelajari sebuah ilmu identik dengan proses yang lama. Di mana peran knowledge management dalam kasus di atas? Knowledge management selain mendokumentasikan pengetahuan agar bisa dipelajari oleh siapa pun juga mempersingkat waktu pembelajaran sehingga tidak terjadi guncangan yang berarti bagi organisasi sehubungan dengan arus SDM.

Transfer knowledge yang merupakan salah satu komponen knowledge management adalah sebuah hal mutlak dalam menjaga dan meningkatkan kualitas para anggota organisasi. Jarak antara pengetahuan yang seseorang kuasai dengan pengetahuan yang harus kuasainya dapat ditutup dengan proses saling berbagi ilmu. Tidak adanya transfer pengetahuan sama dengan tidak mengelola aset terpenting dengan baik. Sebaliknya, adanya transfer knowledge merupakan salah satu upaya melindungi aset, menjaga kualitas SDM, serta memastikan keberlanjutan sebuah pengetahuan.

Fungsi penting knowledge management yang lain adalah penggunaan kembali pengetahuan yang sudah ada mempercepat proses pekerjaan. Pengetahuan dan pengalaman seseorang merupakan hal strategis untuk didokumentasikan. Sebagai contoh, seseorang menemukan cara paling efisien dalam menyelesaikan pekerjaan tertentu dalam organisasi. Tacit knowledge yang bisa dibagi misalnya cara menjalin kerjasama dengan pihak luar sehubungan dengan tugas tertentu. Seseorang dalam organisasi juga perlu belajar dari anggota lain yang menemukan langkah baru penyelesaikan tugas yang tidak terpikirkan sebelumnya. Kendala-kendala selama pelaksanaan tugas dan solusi yang diambil juga perlu dibagi agar tidak terjadi kesalahan berulang. Pengetahuan yang diceritakan bisa juga berupa faktor kesuksesan dan atau faktor kegagalan dalam sebuah pelaksanaan sebuah pekerjaan. Semakin banyak individu yang berbagi ilmunya maka akan lebih mudah mengindentifikasi praktik terbaik (best practice) dalam pelaksaan tiap tugas. Setiap kali ditemukan sebuah pengetahuan baru maka otomatis akan terjadi pembaharuan-pembaharuan (continual improvement) sehingga senantiasa ditemukan praktik terbaik yang terbaru (current best practice).

Telah menjadi hal yang umum bahwa kini para anggota organisasi dituntut untuk dapat mengambil keputusan dengan lebih cepat dan lebih baik. Dengan waktu yang singkat tersebut, bagaimana cara mendapatkan keputusan yang baik jika informasi pendukung saja susah didapatkan? Informasi jelas harus didokumentasikan bukan?

Dengan knowledge management pula, inovasi-inovasi yang muncul dapat dikelola secara lebih terstruktur sehingga tidak menjadi letupan-letupan ide yang menghilang begitu saja ditelan waktu. Sebab inovasi yang ditulis akan dipraktikkan oleh individu yang membaca inovasi tersebut. Hal ini sejalan dengan Lucky Esa yang dalam presentasinya menyebutkan bahwa knowledge management adalah alat untuk meningkatkan inovasi sebuah organisasi.

Idealnya knowledge management sebuah organisasi diterjemahkan sesuai visi, misi, dan kebutuhan pimpinan. Apapun yang dibutuhkan oleh pimpinan seharusnya tersedia di dokumentasi knowledge management. Selain memudahkan proses pengambilan keputusan dan pembentukan kebijakan, hal ini akan membantu stabilitas sebuah organisasi ketika pimpinannya berganti.

Terdapat beberapa tantangan penerapan knowledge management di antaranya keenganan dari para anggota organisasi untuk berpartisipasi. Ada tiga pendekatan yang dapat dilakukan untuk menghadapi situasi ini yaitu pendekatan individu (people), proses, dan teknologi. Pendekatan individu berarti menumbuhkan inisiatif dan budaya berbagi di kalangan anggota organisasi. Pendekatan proses menekankan pentingnya contoh dari atasan (role model). Pendekatan terakhir adalah dukungan teknologi untuk memudahkan kegiatan knowledge management. Teknologi akan memudahkan kita untuk berbagi ilmu. Pemanfaatan aplikasi misalnya dapat memudahkan pencarian topik yang hendak dibaca oleh seseorang.

Mulanya mungkin knowledge management terdengar sulit dan menambah pekerjaan saja. Tantangan tentang keengganan berbagi dapat disiasati dengan membuat kondisi di mana berbagi pengetahuan itu menyenangkan. Pemberian reward kepada pembagi ilmu dengan kriteria tertentu akan menjadi stimulus kemauan seseorang berbagi ilmu. Komitmen pimpinan disusul oleh komitmen setiap anggota organisasi sungguh penting untuk mengembangkan knowledge management di sebuah organisasi. Pada satu titik, akan terwujud lingkungan kerja di mana setiap orang merasa wajib berperan serta dalam membentuk organisasi pembelajar. Pada akhirnya, berbagi ilmu akan menjadi menjadi sebuah budaya.

Untuk pengembangan awal knowledge management bisa dimulai dari apa yang bisa dibagi. Tidak perlu khawatir pengetahuan tersebut akan dibaca atau tidak serta tak perlu menunggu pengetahuan kita cukup sempurna untuk dibagi. Hal tersebut berkenaan dengan kebutuhan akan knowledge management yang tidak bisa ditunda-tunda lagi. Sebab esensi dari knowledge management sendiri adalah getting the right knowledge to the right person at the right time. Terpenting tulis terlebih dahulu pengetahuan kita. Pada saat semua orang berbagi tentu ada yang bertanya bagaimana jika terlalu banyak ilmu yang dibagi. Apakah kita sebagai anggota organisasi tetap harus berbagi ilmu jika telah banyak anggota lain yang berbagi? Kenyataannya, Semakin banyak yang dibagi justru semakin baik. Pasalnya, knowledge is the personalized information. Pengetahuan yang dibagi jelas harus banyak sebab setiap orang memiliki preferensi dan kebutuhan pengetahuan yang berbeda-beda. Tidak ada lagi alasan untuk tidak turut serta dalam knowledge management bukan?

Ceritakan, tuliskan, rekam, videokan, atau gunakan apapun medianya agar ilmu kita tetap abadi. Sekadar mendokumentasikan tentang resep masakan yang disukai atau cara menghadapi client yang kurang kooperatif pun tak apa. Bukankah kita semua punya sesuatu untuk dibagi atau setidaknya digunakan ulang oleh diri kita sendiri? Mari menjadi individu pembelajar yang peduli terhadap kelestarian ilmu pengetahuan.

Let’s save our knowledge, pals :)

-----

Daftar Pustaka:

Nonaka, Ikujiro. 1991. The Knowledge Creating Company

Garvin, David A.. 1993. Building a Learning Organization

Wahono, Romi Satria. 2005. Menghidupkan Pengetahuan Sudahkah Kita Lakukan?. Jurnal Dokumentasi dan Informasi LIPI

romisatriowahono.net