#SAVEOURKNOWLEDGE: LINDUNGI ILMU DARI KEPUNAHAN
- September 25, 2015
- by Nur Imroatun Sholihat
source: Insight Knowledge Partners |
Sekalipun telah terdapat begitu banyak kampanye untuk melindungi beragam hal seperti lindungi
hutan, lindungi hewan langka, dan lindungi hati perempuan *eeehhh, lindungi
ilmu pengetahuan merupakan isu yang tidak bisa dipandang sebelah mata. Each and
every person has knowledge, right? Pertanyaannya, apakah kita yakin telah
melindungi ilmu agar tidak hilang begitu saja? Apakah organisasi tempat kita
bernaung telah memastikan bahwa ilmu tetap bertahan dalam organisasi tersebut
seiring bergulirnya waktu?
Kita semua
berada di masa ketika sumber daya sebuah organisasi bukan lagi berbicara
mengenai modal, sumber daya alam, atau tenaga kerja, melainkan pengetahuan. Perusahaan-perusahaan
raksasa dunia mempunyai intangible asset (ilmu, hak paten) yang
jauh lebih besar ketimbang tangible asset
(bangunan, mesin, dll). Ilmu pengetahuan sendiri terbagi atas dua jenis yaitu:
- Explicit knowledge: pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar (cetak maupun elektronik) dan bisa digunakan sebagai bahan pembelajaran (referensi) untuk orang lain. Persentase pengetahuan ini adalah 20% dari seluruh pengetahuan yang ada.
- Tacid knowledge: pengetahuan yang berbentuk know-how,
obrolan gosip, pengalaman, skill, pemahaman,bisik-bisik tetangga, maupun rules of thumb. Pengetahuan jenis ini mewakili 80% pengetahuan yang ada di dunia. Jika obrolan gosip dan bisik-bisik tetangga dimasukkan sebagai tacid knowledge mungkin presentase tacid knowledge mewakili 95% ilmu di dunia *abaikan.
Sedari kecil
kita semua dibekali dengan pendidikan dan pelatihan guna meningkatkan kemampuan.
Kita mendapat explicit knowledge
melalui proses pembelajaran formal tersebut. Seiring berjalannya waktu, dengan
pengalaman masing-masing, ilmu kita semakin kompleks saja. Hal-hal yang ditemui
dan dipelajari selama menjalani hidup sangat banyak. Kita tak lagi hanya
dilengkapi dengan explicit knowledge
tetapi juga tacit knowledge. Bagaimana
jika tacit knowledge ini tidak
dibagikan kepada orang lain? Padahal ilmu pengetahuan yang dipelajari melalui
praktik memainkan peran yang lebih penting dari ilmu yang dipelajari melalui
buku. Jawaban atas fenomena tersebut
adalah knowledge management.
Knowledge management sendiri diartikan sebagai performing the activities involved in discovering, capturing, sharing and
applying knowledge so as to enhance, in a cost-effective fashion, the impact of
knowledge on the unit’s goal achievement. (Becerra-Fernandez, 2010)
Ada banyak kasus
seseorang menjadi sulit digantikan atau dipindah karena ilmunya belum dimiliki oleh
orang lain di organisasi yang akan ditinggalkannya. Hal ini dikarenakan
individu yang benar-benar menguasai suatu bidang bisa saja hanya satu atau dua orang. Keadaan tersebut tidak menguntungkan sebab terjadi
kekhawatiran bila orang tersebut sewaktu-waktu meninggalkan organisasi. Ketergantungan terhadap individu tertentu jelas merupakan sebuah ancaman bagi organisasi. Risiko
semacam ini perlu dikelola agar tidak menimbulkan masalah yang lebih serius bagi
organisasi suatu saat nanti. Hal ini menggambarkan pentingnya mendokumentasikan
ilmu bagi yang memiliki ilmu dan mempelajari ilmu bagi yang belum memilikinya. Dalam
salah satu hadist dijelaskan bahwa hilangnya ilmu pengetahuan bukan dengan
serta-merta diangkatnya ilmu tersebut dari muka bumi tetapi dengan diwafatnya
ulama. Hal ini berarti bahwa ilmu harus senantiasa diajarkan, dibagi,
dipelajari, dilindungi, dan diabadikan.
Knowledge management sangatlah penting
dalam menjaga pergerakan organisasi tetap stabil meskipun terjadi arus sumber
daya manusia. Ketika seseorang berpindah ke bagian lain atau mengundurkan diri
dari organisasi, dibutuhkan adaptasi bagi penggantinya dalam menjalankan tugas
pelaksana tugas sebelumnya. Ketika seorang keluar dari organisasi, pengetahuan yang diperolehnya selama berpuluh-puluh
tahun itu hilang begitu saja. Di lain pihak, selama ini proses mendapatkan atau
mempelajari sebuah ilmu identik dengan proses yang lama. Di mana peran knowledge management dalam kasus di
atas? Knowledge management selain
mendokumentasikan pengetahuan agar bisa dipelajari oleh siapa pun juga mempersingkat
waktu pembelajaran sehingga tidak terjadi guncangan yang berarti bagi
organisasi sehubungan dengan arus SDM.
Transfer knowledge yang merupakan salah
satu komponen knowledge management
adalah sebuah hal mutlak dalam menjaga dan meningkatkan kualitas para anggota
organisasi. Jarak antara pengetahuan yang seseorang kuasai dengan pengetahuan
yang harus kuasainya dapat ditutup dengan proses saling berbagi ilmu. Tidak
adanya transfer pengetahuan sama dengan tidak mengelola aset terpenting dengan
baik. Sebaliknya, adanya transfer
knowledge merupakan salah satu upaya melindungi aset, menjaga kualitas SDM,
serta memastikan keberlanjutan sebuah pengetahuan.
Fungsi penting knowledge management yang lain adalah penggunaan
kembali pengetahuan yang sudah ada mempercepat proses pekerjaan. Pengetahuan
dan pengalaman seseorang merupakan hal strategis untuk didokumentasikan.
Sebagai contoh, seseorang menemukan cara paling efisien dalam menyelesaikan
pekerjaan tertentu dalam organisasi. Tacit
knowledge yang bisa dibagi misalnya cara menjalin kerjasama dengan pihak
luar sehubungan dengan tugas tertentu. Seseorang dalam organisasi juga perlu
belajar dari anggota lain yang menemukan langkah baru penyelesaikan tugas yang
tidak terpikirkan sebelumnya. Kendala-kendala selama pelaksanaan tugas dan
solusi yang diambil juga perlu dibagi agar tidak terjadi kesalahan berulang. Pengetahuan
yang diceritakan bisa juga berupa faktor kesuksesan dan atau faktor kegagalan
dalam sebuah pelaksanaan sebuah pekerjaan. Semakin banyak individu yang berbagi
ilmunya maka akan lebih mudah mengindentifikasi praktik terbaik (best practice) dalam pelaksaan tiap
tugas. Setiap kali ditemukan sebuah pengetahuan baru maka otomatis akan terjadi
pembaharuan-pembaharuan (continual
improvement) sehingga senantiasa ditemukan praktik terbaik yang terbaru (current best practice).
Telah menjadi
hal yang umum bahwa kini para anggota organisasi dituntut untuk dapat mengambil
keputusan dengan lebih cepat dan lebih baik. Dengan waktu yang singkat
tersebut, bagaimana cara mendapatkan keputusan yang baik jika informasi pendukung saja
susah didapatkan? Informasi jelas harus didokumentasikan bukan?
Dengan knowledge management pula,
inovasi-inovasi yang muncul dapat dikelola secara lebih terstruktur sehingga
tidak menjadi letupan-letupan ide yang menghilang begitu saja ditelan waktu.
Sebab inovasi yang ditulis akan dipraktikkan oleh individu yang membaca inovasi
tersebut. Hal ini sejalan dengan Lucky Esa yang dalam presentasinya menyebutkan
bahwa knowledge management adalah
alat untuk meningkatkan inovasi sebuah organisasi.
source: Lucky Esa, Introduction to Knowledge Managemet |
Idealnya knowledge management sebuah organisasi diterjemahkan
sesuai visi, misi, dan kebutuhan pimpinan. Apapun yang dibutuhkan oleh pimpinan
seharusnya tersedia di dokumentasi knowledge
management. Selain memudahkan proses pengambilan keputusan dan pembentukan
kebijakan, hal ini akan membantu stabilitas sebuah organisasi ketika
pimpinannya berganti.
Terdapat
beberapa tantangan penerapan knowledge
management di antaranya keenganan dari para anggota organisasi untuk
berpartisipasi. Ada tiga pendekatan yang dapat dilakukan untuk menghadapi
situasi ini yaitu pendekatan individu (people),
proses, dan teknologi. Pendekatan individu berarti menumbuhkan inisiatif dan
budaya berbagi di kalangan anggota organisasi. Pendekatan proses menekankan
pentingnya contoh dari atasan (role model).
Pendekatan terakhir adalah dukungan teknologi untuk memudahkan kegiatan knowledge management. Teknologi akan
memudahkan kita untuk berbagi ilmu. Pemanfaatan aplikasi misalnya dapat
memudahkan pencarian topik yang hendak dibaca oleh seseorang.
Mulanya mungkin knowledge management terdengar sulit dan
menambah pekerjaan saja. Tantangan tentang keengganan berbagi dapat disiasati
dengan membuat kondisi di mana berbagi pengetahuan itu menyenangkan. Pemberian reward kepada pembagi ilmu dengan kriteria
tertentu akan menjadi stimulus kemauan seseorang berbagi ilmu. Komitmen
pimpinan disusul oleh komitmen setiap anggota organisasi sungguh penting untuk
mengembangkan knowledge management di
sebuah organisasi. Pada satu titik, akan terwujud lingkungan kerja di mana
setiap orang merasa wajib berperan serta dalam membentuk organisasi pembelajar.
Pada akhirnya, berbagi ilmu akan menjadi menjadi sebuah budaya.
Untuk
pengembangan awal knowledge management
bisa dimulai dari apa yang bisa dibagi. Tidak perlu khawatir pengetahuan tersebut akan
dibaca atau tidak serta tak perlu menunggu pengetahuan kita cukup sempurna
untuk dibagi. Hal tersebut berkenaan dengan kebutuhan akan knowledge management yang tidak bisa ditunda-tunda lagi. Sebab
esensi dari knowledge management
sendiri adalah getting the right
knowledge to the right person at the right time. Terpenting tulis terlebih
dahulu pengetahuan kita. Pada saat semua orang berbagi tentu ada yang bertanya
bagaimana jika terlalu banyak ilmu yang dibagi. Apakah kita sebagai anggota organisasi tetap harus berbagi ilmu jika
telah banyak anggota lain yang berbagi? Kenyataannya, Semakin banyak yang
dibagi justru semakin baik. Pasalnya, knowledge
is the personalized information. Pengetahuan yang dibagi jelas harus banyak
sebab setiap orang memiliki preferensi dan kebutuhan pengetahuan yang
berbeda-beda. Tidak ada lagi alasan untuk tidak turut serta dalam knowledge management bukan?
Ceritakan,
tuliskan, rekam, videokan, atau gunakan apapun medianya agar ilmu kita tetap abadi. Sekadar
mendokumentasikan tentang resep masakan yang disukai atau cara menghadapi client yang kurang kooperatif pun tak apa. Bukankah kita semua punya sesuatu untuk dibagi atau
setidaknya digunakan ulang oleh diri kita sendiri? Mari menjadi individu
pembelajar yang peduli terhadap kelestarian ilmu pengetahuan.
Let’s save our knowledge,
pals :)
-----
Daftar Pustaka:
Nonaka, Ikujiro. 1991. The
Knowledge Creating Company
Garvin, David A.. 1993. Building
a Learning Organization
Wahono, Romi Satria. 2005. Menghidupkan Pengetahuan Sudahkah Kita
Lakukan?. Jurnal Dokumentasi dan Informasi LIPI
0 Comments:
Post a Comment